En el primer contacto con la correspondencia comercial puede tener la impresión de que este es un sistema demasiado complicado. De hecho, los diferentes tipos de cartas comerciales se corresponden orgánicamente con las necesidades de un individuo en interacción.
Carta comercial sobre cooperación
El primer puente entre posibles futuros socios es, por regla general, una carta comercial sobre cooperación. Los representantes de las dos empresas ya pueden conocerse y llevar a cabo negociaciones preliminares, pero el contacto oficial será la carta de cooperación.
Puntos importantes para este documento:
- apelar a una persona específica;
- una referencia a la reunión o fuente de información sobre esta firma;
- un resumen de la sustancia del asunto;
- tablas, precios y otra información adicional es mejor enviar en la aplicación.
Carta comercial de la reunión
Si tiene éxito, el siguiente paso será una carta comercial de la reunión. Este tipo de cartas comerciales pueden reducir el número de etapas intermedias de las negociaciones y afectar el éxito de la próxima reunión. La parte interesada debe pensar en los detalles hasta el más mínimo detalle:
- regulaciones;
- agenda;
- articular asuntos para discusión;
- delinear el rango de problemas secundarios que pueden surgir en el proceso;
- preparar aplicaciones de información, que es recomendable que el otro lado lea antes de la reunión.
Una carta comercial tan prudente ayudará a evitar malentendidos, discrepancias y otros momentos desagradables que pueden afectar el resultado de las negociaciones. Sobre la base de los resultados de las negociaciones, se escribe otra carta comercial sobre la reunión, pero ya en la forma de un informe sobre los resultados logrados. Tiene el mismo propósito: asegurarse de que los socios interpreten correctamente los acuerdos alcanzados. Se invita a la segunda parte a confirmar el acta de la reunión o a realizar enmiendas, por regla general, por un día.
Otros tipos de correspondencia comercial
Con las relaciones ya establecidas, la mayoría de las veces, estos tipos de cartas comerciales, como una solicitud de carta de negocios y, en consecuencia, una carta de respuesta. Con cualquier cambio en los arreglos o cuando se necesita información adicional, una empresa envía otra carta de solicitud.
Para mantener las relaciones comerciales existentes o establecer otras nuevas, se proporcionan los tipos de cartas comerciales como la carta de invitación comercial y la carta de publicidad comercial. La empresa puede organizar una conferencia, exposición, seminario, etc., e invitar a socios reales y potenciales, en la persona de la gerencia o de todo el equipo. Será más económico enviar una carta de ventas, pero el rendimiento es mucho menor.
La etiqueta comercial implica una carta de gratitud en respuesta al cumplimiento de la solicitud por parte de la contraparte o por otra cooperación.
Algunos tipos de correspondencia comercial pueden ser más difíciles de escribir. Estos son:
- carta comercial de rechazo;
- carta comercial con disculpas;
- carta de presentación de negocios;
- carta de negocios-solicitud.
En estos documentos, es especialmente importante mantener un tono benévolo y respetuoso. En cuanto a la carta de solicitud, entonces, de acuerdo con las reglas de la ética empresarial, la formulación de súplicas se usa incluso en aquellos casos en los que en la vida habría una demanda.
Qué buscar en la correspondencia comercial:
- un momento importante para cualquier carta comercial es una apelación a una persona específica, con la ortografía correcta del nombre completo, cargo, nombre de la empresa;
- independientemente de si escribe una carta comercial electrónica o una carta de papel, debe estar en el membrete de la empresa con todos los requisitos;
- ética, corrección y respeto: el único tono aceptable para las cartas comerciales.
- la carta debe mantenerse en un estilo seco y profesional; es mejor evitar los giros emocionales del habla común.
Una carta comercial, escrita con estos matices en mente, hará una mejor impresión de su remitente. Y en el mundo de los negocios, esto ayudará a abrir las puertas correctas.